일 잘하는 사람의 특징과 업무 보고 발표 방법 4가지 Tip! - 가풀남 Talk

 

어떻게 하면 업무 보고를 잘할 수 있을까?

 

신입사원이든 경력사원이든 동일하게 부담을 느끼는 것이 바로 상사에게 보고하는 것입니다. 업무 보고나 발표가 중요한 이유는 결국 자신에 대한 업무 평가로 이어지고, 부서 분위기나 주변 분위기에도 영향을 주기 때문입니다.

 

 

업무 보고를 해야 하는 상황은 크게 다음 2가지가 있습니다.

 

1. 정기적인 미팅 시간

2. 갑자기 물어보거나 급작스런 미팅 예정

 

첫번째 정기 미팅의 경우, 준비할 시간이라도 있어서 그나마 다행이지만, 두번째 상사가 갑자기 물어보거나 급작스럽게 잡힌 미팅이라면 미처 자료를 정리하지 못한 경우가 많아 난감할 것입니다. 그래서 항상 업무에 대한 해박한 지식과 어떤 상황에서도 자신있게 대답할 수 있는 준비가 필요로 합니다.

 

 

말이 쉽지... ㅉ

 

하지만 대다수의 경우 발표 보고 상황을 칭찬받는 것에 신경 쓰는 것보다 어떻게든 넘어갔으면 하는 심정이 많을 겁니다. 적지 않은 스트레스로 다가오는 이 상황을 어떻게 하면 잘 버텨낼 수 있을까요? 이 때는 잘하려고 하는 것보다 하면 안되는 것에 초점을 둬야 합니다.

 

잘못된 업무보고 예시) 
1. 창립기념이벤트로 자사 제품을 구마해는 고객들에게 체중계를 증정하라는 지시가 내려옴.
2. 지시를 받은 A직원은 별도로 예산이나 기간에 대해 문의없이 체중계 가격을 알아봄.
3. 체중계 하나의 가격이 2만원대임을 알고 마진율이 나오지 않을 것 같아 다른 제품(각티슈, 커피쿠폰 등)을 알아봄
4. 알아본 다른 제품에 대해 엑셀 시트로 정리함. 
5. 추후 업무 중에 갑자기 상사가 체중계 사은품에 대해서, 샤오미 체중계 가격은 얼마인지 물어봄
6. 시장 조사가 덜되어 직전에 알아본 체중계 가격이 2만원대라고 보고함. 실제 온라인 상에는 샤오미 체중계는 3~4만원대로 팔고 있었음
7. 그것을 본 상사는 직원에 대한 신뢰가 하락함 

 

1. 목표에 대한 답이 정확히 들어가 있는가?

 

보고하기 전에 반드시 업무 목표와 결과에 대해 생각할 것입니다. A에 대한 업무지시를 받았으면 이루고자 하는 업무 목표나 결과에 대해서 육하원칙에 의거하여 파악하는 것이 좋으며, A에 대한 업무 보고 준비가 B로 바뀌는 상황이 발생하지 않습니다.

 

 

특히 무엇을? 언제? 두가지가 매우 중요합니다. 하고자 하는 일을 명확히하면 얻는 답이 빨라지고, 그 이후에 부가적으로 준비할 자료를 준비할 수 있습니다. 

 

 

2. Raw data(미가공 데이터)를 보고해서는 안된다.

 

 

위의 예시는 체중계에 대한 시장 조사가 이뤄지지 않고 다른 사은품에 대한 조사를 해서 정작 체중계에 대한 정확한 데이터 보고가 준비되지 않았습니다. 결국 잘못된 가격을 보고함으로 회사 입장에서는 시간과 인력낭비가 되는 손해를 보게 됩니다. 1번의 준비가 잘 되었다면 2번의 오류가 발생하지 않았기에 연관된 정확한 데이터 준비가 필요로 합니다. 

 

 

3. 업무에 대한 중간보고를 먼저할 것

 

 

준비되지 않은 상황에서 상사가 먼저 업무 진행 상황을 물어보는 것은 상당히 안 좋습니다. 업무 진행이 막히거나 문제가 있을 경우 혼자 끙끙 앓지 말고, 혼나더라도 중간보고해야 합니다. 나중에 업무가 익숙해지다보면 중간보고없이도 정확한 업무 진행을 할 수 있게 되니 걱정하지 말고 실천해 봤으면 좋겠습니다.

 

 

4. 본질을 흐리지 말고, 초점을 흐리는 대답은 하지 말 것

 

 

당황한 나머지 가장 크게 실수하는 것이 바로 상황을 모면하고자 둘러대는 대답입니다. 업무 문제의 본질이 흐려질 뿐더러 결과적으로 야단 맞는 상황이 발생하기에 자존감만 떨어지는 안 좋은 습관이 됩니다. 핑계는 결국 비겁한 변명 뿐이니 일잘러가 되셨으면 좋겠습니다.

 

 

 

 

신입사원의 경우 보고에 대해 부담감과 미흡한 점이 많겠지만, 웹상에 올라와 있는 "일 잘하는 사람의 특징" 이나 "일 잘하는 사람 일 못하는 사람"에 대한 내용들을 검색하여 바로 잡아나가셨으면 합니다. 자존감이 낮아지는 상황이 발생하지 않도록 위의 4가지에 대해 항상 명심하셔서 해당 직군의 전문가가 되시길 기원하겠습니다.

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